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WorkFlowyを使ったプロジェクトカルテの運用法

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WorkFlowyを使った「プロジェクトカルテ」が、なかなかイイ感じ運用できているので、やり方をカンタンに紹介します。

この方法は、2016年9月24日行われた「れすかん茶話会」でマロ。さん(@maro_draft )に教えてもらいました。

実際に使っているWorkFlowyの画面はこちらです。

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ちなみにプロジェクトとは、ある目的を達成するための計画の策定とその遂行。とくに期限が定まっていたり、具体的な目標を達成したら終了するような限定性を持った計画のことです。

じつは、タスク管理アプリ:Todoistを使い始めたばかりのころ、「プロジェクトとは何か?」について迷ったことがありました。

コツは、プロジェクトのサイズを適正にすることだ、とわかりました。小さくし過ぎると単なるタスクと変わり映えしませんし、大き過ぎるとゴールが遠くなって途方に暮れてしまうからです。

手順について

プロジェクトが発生したら、そのつどWorkFlowy上にプロジェクトカルテつくります。プロジェクトカルテの項目は7つ(上記画面を参照)

とくに愛用しているのが「タスク」と「メモ&記録」です。 「タスク」には、必要となるであろうタスク(手順)を書き出し、適時更新します。

「メモ&記録」には、実際に取り組んで、残しておきたいログ、例えば、個々のタスクの稼働時間、タスク実施上の注意事項などを、適時書き出しておきます。

レビューについて

ふりかえりは1週間に最低1回。プロジェクトカルテのトピックをチェックします(一応、これを週次レビューにしています)。

「進行中」や「やるべきことがある」内容は、WorkFlowy上で簡単に抽出できるよう、@進行中 @toDO といった符号をトピックの末尾に付けています。

実践してみての感想

「集めるべき情報は何か? どこに収めるのか? いつふりかえるのか?」が明らかになるので、情報収集や収納先についていちいち迷わなくてすむようになってモヤモヤが晴れました。たすくまや、TaskChuteCloudで収集した情報も、具体的に活かす仕組みが整いました。

収集すべき情報のレベルを上げれば、おのずとレビューのレベルも上がります。レビューのレベルが上がれば、おのずと仕事のレベルも上がっていくはずです。

プロジェクトのレビューがラクにできる仕組み。それがプロジェクトカルテです。

これを仕事だけでなくプライベートにも応用してみようかな、と考え始めています。

さいごに、これを伝授してくれたマロ。さん(@maro_draft )に感謝申し上げます。ありがとう、マロ。さん♬

※以下、マロ。さんのツイートを追記しました。

今月のまとめ:御利益ツイート(2017/1月)

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気づきや刺激をもらったツイート(御利益ツイート)通して、2017年1月をふりかえってみます。

「機が熟す」ということ

インプット偏重の日々(アウトプットはほぼゼロ)。「インプット〜アウトプットのバランスをとれるようにしたい」「これを楽しめるようになりたい」は、じつは(密かな)できるようになりたいことリストの第一位でした。昨年の大晦日、衝動的に立ち上げた拙ブログですが、準備はできていたようです。

ブログがきっかけで、日常の動線はもとより、意識に向け方や使い方が少しずつ変わりはじめています。

「自分のため」は「誰かのため」

「自分に必要なことだから、無理なく続けられる」。これが、ほかの誰かの役にも立っているならば、これほど嬉しいことはありません。頼もしいのは、ひばちさんのツイートについて、幾人かのフォロワーさんも腹落ちしているということ。1月は、レビューの価値と可能性を自分ごととしても再認識しました。

リプライの花束

フォロワーさんから「今週のまとめ」についてうれしいツイートも(はてなブログで読者登録をしてくださったり、スターを付けてくださったフォロワーさんも、ありがとうございます)。始めたばかりなので励みになります。楽しくて、どこかで役に立ちそうなレビューにつながる。2月も、そんな毎日を過ごしていきたいです♬

今週のまとめ:第4週(2017/1/23〜1/29)

2017/1/23(月)

泉さん(@hoppetagaotiru)のツイートに促され、発売記念セール(1月31日まで)で7,800円→4,800円だったこともあって『精選版 日本国語大辞典を衝動買い(togetterでも話題に)。

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iPhoneのホーム画面に類語新辞典と並べて使っています。インターフェイス(とくにインデックス)は一験の価値あり!

2017/1/24(火)

ぱすもさん(@jpasmo)の影響で、コンビニのアイスコーナーのチェックがすっかり習慣に。これはリピートしたい一品です。

2017/1/25(水)

フォーマットを決めるとは、自分にとっての優先順位を決めること。 年明けから始めた「具だくさん味噌汁を毎日摂る」のおかげで、便秘も解消。味噌の種類も豊富で、いろんな味が楽しめる「味噌汁」は、奥の深い日本の味だとあらためて感じています。

2017/1/26(木)

「100日って長い!」「まだ100日?」が実感です。効果のほどは具体的に語れませんが、歯みがきや洗顔習慣のように取り組めたらと思って、毎朝5分だけ続けていきます。

2017/1/27(金)

ヒビタスとは、イド(@idomars)さんによる日刊メルマガ【日々是助管理】のこと。「イドさん自身のレビュー」をメルマガとして公開し、Twitter上で #ヒビタス で質問や感想を共有する仕組み。改善にとりくむ同志、伴走者の存在やコメントは、一番の励みになります。 ちなみに「例の毛布」は「マットレス」の間違いで、寝るだけで睡眠の質が向上するIoTマットレスパッド【MOORING(モーリング)】のこと。

2017/1/28(土)

ポイント3倍デー(土日祝)に合わせて買ってきました。出版社のチカラの入れようがすごい!(重版出来だそうです)ちなみに、黄色は「財産」のシンボルカラー。この本を西側に立てかけておくことにしました。

2017/1/29(日)

3定(定品・定位・定量)は、5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)のうちの整頓のやり方。とくに、実行する時間帯は本当に重要です(朝の読書が定着)。ちなみに、「定時」については、リマインダーや気持ちにスイッチを入れるツールとしてラジオを使ってます。

今週ふれたコンテンツ

〔BOOK〕みかづき

みかづき

米光一成さんの熱烈な推奨ツイートで本作を知り、Kindle版で読み始めました。森絵都さんの作品を読むのは今作が初。

〔BOOK〕スイッチ!〔新版〕―「変われない」を変える方法

スイッチ!

朝読書で読み進めて、日曜にやっと読了(長かった)。ハイライトをWorkFlowyにまとめて、実例や実践のヒントは、日々のなかで使いこなしていくつもり。

〔TV〕サワコの朝 大江千里

これまでのキャリアを封印し、ジャズピアニストをめざすため、47歳で渡米。ポップ歌手から、ずっとやりたかったジャズピアニストへ転身。感性と技術に裏打ちされた身体感覚をつくりかえる作業に三年の時間を要したそう(アーティストは技術者なんですね)。番組を紹介してくれた友人は、築いた型をつくりなおす苦労が、浅田真央選手がバンクーバー五輪後、コーチを替えてジャンプを見直したことに重なったと話していました。じつは、20代前半はファンクラブ会員でした♡ かつての映像が懐かしすぎて、胸が熱くなる場面も。

〔TV〕TBSテレビ:金曜ドラマ『下剋上受験』

中卒の父と偏差値41の娘が受験塾にも行かず、二人三脚で最難関中学受験をめざした実話のドラマ化。「このキャスト(阿部サダヲ皆川猿時など)ならゼッタイ笑わせてくれる」との確信もあって初回からチェック。成績レベルがかなり低いのに、いったいどうやって受験スキルを身につけていったのか単純に興味があります…

「目的」と「目標」について(1)

エンゲージメントが、ここ最近の中で最も多かったので、新コーナーTwiThink*1でちょっと補足など。

このツイートのきっかけは、昨秋に開かれた「創部70周年記念演奏会」と、昨年末に読み進めていた倉下忠憲さんの新刊『「目標」の研究』です。

わたしが高校一年のとき、全国大会への出場権を逃しました。常連校だったので、青天の霹靂でした。

蛍光灯に明るく照らされた山手線の車内、涙にくれながら無言でつり革につかまる女子高生の群れ。このシーンがいまも鮮やかに浮かびます。

当時3年生だった先輩は卒業後、合唱サークルを立ち上げ、あれから数十年、歌い続けています。

目標を叶えられなかったからこそ、歌うことの意味や喜びを見つけることができた。

客席から、わたしとは別の人生がまぶしく見えました。

*1:日ごろのTweetをあらためてふりかえる「ツイートの追伸」のような雑記。2017年1月21から始めたカテゴリー

今週のまとめ:第3週(2017/1/16/〜1/22)

ツイート de ふりかえり

2017/1/16(月)

フォル(@foldrr)さんのツイートを受けて、思い出したように投稿。さだまさしの『加速度』は、中学2年のとき、叔母のLPレコード『私花集』(アンソロジィ))で知りました。心理描写と情景描写の解像度、曲名に『加速度』を選んだ感性。マイベスト1です。

今週は、エロマンティック(造語:エロ+ロマンティック)に始まりました♬

2017/1/17(火)

疲れているときほど、ダジャレ頻度アップの模様。イド(@idomars )さん「関西弁:諦めへんデーメリット」のリプライに癒やされました。

2017/1/18(水)

倉下さんのメルマガで取り上げられている「瞬間化」は、時代を覆う深刻なテーマのような予感があります(自分なりに考えを深めていく必要もありそう)。 とりあえず、齋藤孝さんの『子どもたちはなぜキレるのか』『身体感覚を取り戻す―腰・ハラ文化の再生で指摘されていた』を読みたい本リストに入れました。

2017/1/19(木)

「朝の読書タイムで読んでいる『スイッチ!』(Kindle版)が遅々として進まない実感もあって、倉下さんのツイートにリプライ。1か0しかないデジタルの不便さよ。

2017/1/20(金)

「生産性の向上にタスク管理が役立つ」という小鳥遊(@nasiken)さんのツイートを踏まえての投稿。「そのタスク、本当にやる必要ある?」と自問する“タスク発生管理”の視点は、とても必要です。

2017/1/21(土)

ツイートを使った週次レビューを始めてから、「ツイエバで収集〜Evernoteに放置していた日々のツイートは、もしや宝の山かも?」と気づいて、新たにつくったカテゴリー。懲りずにダジャレを効かせてますが、今回はかなり冴えているんじゃないかと自画自賛中♬(Mediumの更新は止めるかもしれません)

>>>TwiThink初回記事はこちら

2017/1/22(日)

幼いころ、家族で遊んだトランプゲーム。それは、神経衰弱

今週ふれたコンテンツ

〔BOOK〕疲れない脳の習慣

疲れない脳をつくる生活習慣

Kindleクラウドにダウンロードしたままだったのを取り出してあっという間に読了(疲れがよほど溜まっていた模様)。睡眠時間の確保を最優先にする、は今度こそ習慣化できそうな予感。読むタイミングって大切ですね。

〔BOOK〕スイッチ!〔新版〕―「変われない」を変える方法

スイッチ!

朝読書で読み進めています(やっと7合目)。

〔MOVIE〕幸せなひとりぼっち

スウェーデンで国民の5人に1人が見た、史上3位の記録的大ヒット映画!」で話題の作品。LiLiCo姐さんもラジオ番組で大絶賛していたので、上映終了日も間近いこともあり水曜(割引デー)に観にいってきました。妻:ソーニャが粋でカッコイイ。こんなバイタリティーと愛情豊かな伴侶に先立たれたら、その喪失感はハンパないだろうなぁ、と主人公のオーベに同情しきりでした。原作はハヤカワ文庫から出ています。

幸せなひとりぼっち (ハヤカワ文庫NV)

〔TV〕東京タラレバ娘 (第1話)

原作は、東村アキコ『東京タラレバ娘』。初回で、アラサー女性の境遇がどんなふうに描かれるのかに興味があるのでチェック。三人娘はどんな選択をしていくのかな?

東京タラレバ娘(1) (Kissコミックス)

2016年:びっくら本8選

とTweetしたら、倉下さんから「もちろんまだ間に合いますよw」のリプライ

遅れましたが、2016年の<びっくら本> を手にした順で紹介します。

つるとはな

つるとはな第4号

いわゆるクウネル・ショックがきっかけで、その存在を知り、愛読するようになった雑誌(4号まで揃ってます)。編集長は、マガジンハウスの『Olive』の編集長をつとめ 『ku:nel』を創刊した岡戸絹枝さん(2014年10月24日創刊)。読むたびに、年をとることを恐れることなく、ていねいに時間を重ねていきたい…そんな気持ちになります。

〔参照〕「クウネル」「つるとはな」「暮しの手帖」を読み比べ 今、私たちが考える「雑誌の本懐」とは?

アウトライナー実践入門 ~「書く・考える・生活する」創造的アウトライン・プロセッシングの技術~ Kindle

アウトライナー実践入門 ~「書く・考える・生活する」創造的アウトライン・プロセッシングの技術~

Tak.さん(@takwordpiece)『アウトライン・プロセッシング入門:アウトライナーで文章を書き、考える技術』に続く二冊目。とくにPart.6:Tak.さんによるインタビュー「アウトライン・プロセッシングの現場」は、倉下忠憲さん、横田明美さんの実践法やそのベースにある考え方を垣間見ることができ、読み応えがありました。

マニャーナの法則〜明日できることを今日やるな

マニャーナの法則 明日できることを今日やるな

TaskFreaks!!主催:ひばちさん(@Evaccaneer)さんの推薦図書。創刊は2007年ですでに新刊本は入手できなかったので、7月、Amazon(中古)で購入しました。最大の収穫は「クローズド・リスト」という考え方を知ることができこと。 それとなく自己流で進めてきたタスク管理ですが、こうした類の本を参照しつつ取り組んだ方が効率的だとあらためて気づかされました。 10月に『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版』が出たので、Kindle版も購入。

成功と幸せのための4つのエネルギー管理術

メンタル・タフネス 成功と幸せのための4つのエネルギー管理術

毎日を充実させたいのなら、管理すべきは「時間」ではなく4つのエネルギー(肉体面/情動面/頭脳面/精神面)であり、しかも、この4つは密接に絡み合っているという視点をくれました。創刊は2004年ですが、11月にKindle版も出ていたので即ポチり。『マニャーナの法則』とあわせて繰り返し読み返したい一冊です。

万年筆インク紙

万年筆インク紙

片岡義男さんの新刊。文具好きなこともあり、タイトルに惹かれて書店で購入。ブルーブラックインクの万年筆で書かれたように思わせる装丁も素敵。アナログ版で手元に置いて読みたい一冊です。自分で書いた文字が嫌いで、手書き用のフォントを編み出したという片岡さんのエピソードは斬新でした。目次はもちろん、章立てや見出しがいっさい無いプレーンなテキストだけの編集に戸惑いましたが、読み進めるうちに「どこから読んでもいいんだ」と気づき、いまも“摘まみ読み”を愉しんでいます。

「かーそる」2016年11月号 創刊号

かーそる 2016年11月号

倉下忠憲さんが編集長をつとめる「知的生産」がテーマの電子雑誌。執筆者の大半にお目にかかっていたり、それぞれのブログの文体に馴れていたこともあり、とても不思議な感覚で読みました。次号の準備も始まっているとのこと。発売が楽しみです。

愛のことはもう仕方ない

愛のことはもう仕方ない

12月、漫画家・古泉智浩さんと歌人枡野浩一さんによるラジオ番組本と雑談ラジオで興味を持ち、書店で求めた一冊。枡野さんがウェブに週刊連載した文章に書き下ろしを加えた単行本(実録小説)。自身の離婚をめぐる気持ちの変容が正直に綴られています。書き下ろし(巻末)の、中村うさぎさんが彼女の有料メルマガで枡野さんに返信したメール相談の回答も秀逸。枡野さんの洞察をささえる人脈の深さ(濃さ)も垣間見ました。

「目標」の研究

「目標」の研究

2016年に読んだ本の中で、いちばん脳みそに響いた一冊です。「新年も近いから、これはグッドタイミング!」とばかり軽いノリで、発売と同時にダウンロード。年内に二回通読。(いまさらながら)自覚したのは、「目標は、目的とセットで考える」ということ。これまでの目標の立て方を根本から見直すことを迫られ、「目標と付き合う」という新たな視点も受け取りました。目標を立てては“忘却”という自動リセットを繰り返してきた日々。もっと早く読みたかったなぁ。

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以上です。2017年の<びっくら本>は、締切までにアップしますね♬

「タスク管理の生産性への貢献度」が立証できる?!

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きのう、TaskFreaks!!@Twitterでは、こんなやりとりがありました。

眼鏡SPAのJINSが、1月18日にリリースした、センシング・アイウエア「JINS MEME(ジンズ・ミーム)は、タスク管理が生産性アップに役だっているかどうかを検証する一つの方法として有効になるしれません。

リリースによると、

JINS MEMEは、フレームの部分に、眼の動きを捉えるセンサーや、加速度センサーを組み込んだ眼鏡だ。スマートフォンアプリと連携させることで、まばたきの回数といった目の動きや体の姿勢といったデータを分析して、かけた人の集中状態などを捉えることができる。

のだそうです。

つまり、集中度の見える化が可能になる、ということです。

その方法とは、タスク管理を実践している(いない)の2グループに分けてセンシング・アイウエアを一定期間装着し、測定データを検証する、というもの。

タスク管理やGTDを実践している人は、「水のように澄んだ心で、目の前のタスクに集中できる状況」が常態なので、JINS MEMEの測定値(集中度)は、非実践者より高い値が出るのではないか、と思ったわけです。

リリースでは、JINS MEMEの開発担当:井上一鷹氏が

社員の集中力が測れるJINS MEMEを用いることで、働き方改革の効果を見える化できる。このように企業の働き方改革にJINS MEMEが生かせるとみて他社と組み、様々なサービスを企業向けに提供することにした。

とコメントしています。

ただ、使い方を一つまちがえれば、これは「職場での一挙手一投足の監視」にも繋がりかねません。理想的な展開は、次のようなものです。

  1. タスク管理実践者 (意識高い系)を対象に効果測定
  2. 集中度のデータ:タスク管理実践者>非実践者
  3. タスク管理の有効性が立証される
  4. 「タスク管理」が普及しはじめる

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この記事を受けて、コメントをいただきましたので更新しました。